Para que un negocio realice operaciones fluidamente, es necesario tener claramente definidos todos los procedimientos y tareas necesarias para completar un ciclo de negocio completo con cada cliente y para cada escenario: desde que se establece la relación inicial de negocio, o se recibe el pedido, hasta que se finaliza, entrega y evalúa el servicio o producto otorgado al cliente, después de la entrega.
Para este fin se realizan diagramas de flujo en los cuales se muestran las áreas de la empresa que tienen asignadas tareas o actividades relacionadas con un determinado cliente en un determinado momento.
Algunas de las áreas que se pueden incluir en estos diagramas son las siguientes:
- Ventas / Generación de Contratos
- Preproducción / Materias Primas
- Producción / Desarrollo del Servicio
- Control de Calidad
- Almacenamiento
- Distribución /Entrega
- Facturación / Cobranza
- Seguimiento / Mantenimiento de Relaciones Comerciales
Cada área a su vez puede descomponerse en unidades más elementales y definir el flujo de tareas dentro de una determinada área. Cada tarea definida en el flujo de operaciones usualmente se acompaña de la siguiente información:
- Disparadores
- Eventos que originan la solicitud de ejecución de la tarea
- Requerimientos
- Evaluación de las condiciones que deben satisfacerse antes de ejecutar la tarea
- Recursos
- Lista de recursos necesarios para la ejecución de la tarea
- Restricciones de Tiempo
- Tiempos mínimo, máximo y esperado para la ejecución de la tarea
- Acción
- Secuencia de acciones y actividades secundarias que deben realizarse para ejecutar la tarea
- Producto
- Lista de recursos nuevos creados o modificados por la acción
- Evaluación
- Evaluación del resultado que da por concluida la tarea
- Notificaciones
- Creación de alertas o avisos de finalización que podrán desencadenar la ejecución de otras tareas, ya sean realizadas en la misma área o en otras áreas de la empresa.
- Tiempos de Ejecución
- Tiempos de ejecución de cada una de las etapas de ejecución de la tarea
